TASFOSELSKABERNES PRIVATLIVSPOLITIK

1. Formål med politik

Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Tasfo Selskaberne, som er en samlebetegnelse for Tasfo Promotion ApS, Tasfo MunkeMosePark ApS, Tasfo P-huse ApS, Tasfo Portfolio A/S, Haderslev Boliger ApS, T&S Ejendomme ApS, Tasfo Investments A/S, Tasfo Tarupvej 71-73 ApS, Tasfo Sjælland ApS og Tasfo Development (”vi”, ”os”) behandler dine personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Tasfo Selskaberne når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os. 

2. Beskrivelse af behandlingerne

Tasfo Selskaberne behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du er kunde hos os, dvs. er lejer eller køber af vores ejendomme samt hvis du er anvender vores P-huse, er samarbejdspartner eller leverandør, besøger vores hjemmeside eller vores sociale medie, hvis du skriver dig op på vores interesseliste samt søger job hos os. Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.

2.1. Kundeforhold

I forbindelse med salg eller leje af vores ejendomme eller lejligheder behandler vi oplysninger om dig.

Såfremt du er lejer eller køber af vores erhvervsejendomme, da behandler vi oplysninger om kontaktpersonen hos vores erhvervskunder. Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå og opfylde en aftale jf. GDPR art. 6(1)(b). Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, e-mail, adresse, telefonnummer, start på lejemål, klager og/eller advarsler, fraflytningsrapport, ny adresse ved fraflytning samt købshistorik og betalingsoplysninger.

Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter endt kundeforhold. Regnskabsmateriale opbevares dog i 5 år plus løbende regnskabsår jf. bogføringslovens § 12. stk. 1.

Er du privatperson, da behandler vi ligeledes dine oplysninger for at kunne indgå og opfylde en aftale jf. GDPR art. 6(1)(b). De oplysninger som vi behandler, omfatter navn, e-mail, adresse, telefonnummer, start på lejemål, klager og/eller advarsler, fraflytningsrapport, ny adresse ved fraflytning samt købshistorik og betalingsoplysninger.

Vi sletter oplysningerne løbende, dog senest 5 år efter endt kundeforhold. Regnskabsmateriale opbevares dog i 5 år plus løbende regnskabsår jf. bogføringslovens § 12. stk. 1.

I nogle tilfælde kan vi supplere vores oplysninger om dig med de oplysninger, du løbende giver os, f.eks. oplysninger om krav og interesser i forhold til boligønsker, således at vi kan gøre vores markedsføring så relevant som muligt for dig. Dette sker på baggrund af vores legitime interesse jf. GDPR art. 6(1)(f), da vi vurderer, at vores interesse i at tilbyde dig den bedste service vejer tungere end din interesse i at sådanne almindelige oplysninger, som du giver os, ikke behandles. Du har selvfølgelig altid mulighed for at få indsigt i sådanne oplysninger og få dem slettet. Læs mere om dine rettigheder i afsnit 5 nedenfor.

2.2. Tasfo P-huse

Du har mulighed for at leje en parkeringsplads via Tasfo P-huse, og vi vil i den forbindelse behandle dine oplysninger jf. GDPR art. 6(1)(b), dvs. på baggrund af indgåelse af kontrakt. De oplysninger som vi behandler, omfatter navn, adresse, telefonoplysninger, e-mail, registreringsnummer samt bank- og betalingsoplysninger.

Vi opbevarer oplysninger i op til 5 år efter ophørt kundeforhold. Regnskabsmateriale opbevares dog i 5 år plus løbende regnskabsår jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.


2.3. Interesseliste

Hvis du er interesseret i at købe eller leje en ejendom eller en lejlighed via os, da har du mulighed for at skrive dig på venteliste. Vi behandler i den forbindelse oplysninger om dig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en aftale jf. GDPR art. 6(1)(b). De oplysninger, som vi behandler i forbindelse med din registrering på vores interesseliste, er navn og e-mail.

Vi sletter først dine oplysninger når du giver os besked om, at du ikke længere ønsker at være skrevet op på interesselisten. Skulle du imidlertid enten køber eller lejer en ejendom eller en lejlighed, kan du vælge om du vil blive stående på interesselisten eller om dine oplysninger skal overføres til vores kunderegister (se pkt. 2.1).


2.4. Cookies og hjemmeside

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udsende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i vores cookiedeklaration som fremgår af vores cookiebanner.

Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte os via vores kontaktformular både i forbindelse med bestilling af en fremvisning samt hvis du blot har et spørgsmål. Vi behandler i den forbindelse ligeledes dine personoplysninger. De oplysninger som vi behandler, er navn, telefonnummer og e-mail. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR art. 6(1)(f).

De oplysninger vi behandler via vores kontaktformular slettes løbende og senest 5 år efter seneste kontakt.


2.5. Trackingværktøjer

På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil. Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra Instagram.

For at kunne foretage målrettet markedsføring på Facebook anvender vi trackingværktøjer fra Meta Ireland Ltd., herunder Facebook Business Tools i form af Meta-pixel. Den vej igennem indsamler vi data om dig.

Det betyder, at når du besøger vores hjemmeside, indsamler værktøjerne oplysninger om din IP-adresse, at du har besøgt vores hjemmeside, tidspunktet for dit besøg, oplysninger om din browser og operativsystem samt oplysninger om andre onlineidentifikatorer, der er blevet indsamlet via cookies. Oplysningerne behandles med det formål at kunne målrette vores markedsføring på Facebook.

Vi er fælles dataansvarlig sammen med Meta Ireland Ltd. for behandling af personoplysninger, der indsamles og transmitteres i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside. Meta Ireland Ltd. behandler oplysningerne til egne formål f.eks. forbedring og effektivisering af deres reklameplatform.

Udover Meta-pixel anvender vi ligeledes andre trackingværktøjer som f.eks. Google Conversion Tracking, Google Tag Manager samt Piwik Pro Analytics til effektivisering af vores hjemmesiden.

Vi indsamler kun dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke hertil, jf. GDPR art. 6(1)(a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i dine browserindstilling eller ved at rette henvendelse til dbe@tasfo.dk.

Du kan læse mere om Meta Ireland Ltd.’s behandling af dine personoplysninger i deres privatlivspolitik her, og om det fælles dataansvar samt den indgåede fælles dataansvarsaftale her.

 

2.6. Sociale medier

Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook, Instagram, Pinterest, YouTube og LinkedIn, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser jf. GDPR art. 6(1)(f). Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

·         Facebook og Instagrams behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her.

·         Du kan læse mere de om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar
her.

·         Pinterests behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.

·         YouTubes (Googles) behandling af dine personoplysninger her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.

2.7. Markedsføring

Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med fremsendelse af bladet ”beboerinfo”, som indeholder praktisk information om aktiviteter samt begivenheder jf. GDPR art. 6(1)(f).

2.8. Jobansøgere

Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger (herunder telefonnummer, e-mail og adresse), fødselsdato, billede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen jf. GDPR art. 6(1)(b). Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og færdighedstest jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen samt videregiver dine personoplysninger med de virksomheder, som gennemfører personligheds- og færdighedstesten samt evt. rekrutteringsfirma.

Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke.

Oplysninger bliver desuden opbevares i op til 3 år efter endt rekrutteringsperiode for ansøgere, der ikke blev tilbudt stillingen.

2.9. Nærmeste pårørende kontakter

Vi indsamler oplysninger om vores medarbejderes nærmeste kontaktpersoner. Det gør vi for at kunne kommunikere med relevante pårørende, hvis der skulle opstå en nødsituation med en af vores medarbejdere. Oplysningerne omfatter navn, telefonnummer og relation.

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at kunne informere dig om medarbejderens nødsituation, så du har mulighed for at agere jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer oplysningerne om nærmeste pårørende, så længe ansættelsen varer. Oplysningerne slettes, når ansættelsen ophører. Du eller den relevante medarbejder kan altid kontakte os for at få slettet oplysningerne ved at sende en e-mail info@tasfo.dk.

2.10. Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner jf. GDPR art. 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontakt oplysninger jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.

3. Modtagere af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (enten EU-U.S. Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses) inden vi overfører personoplysningerne. Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os på info@tasfo.dk for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng.

4. Dine rettigheder

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

5. Kontaktoplysninger

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Tasfo Investments A/S
CVR.nr.: 83306319
Munke Mose Allé 1A
5000 Odense C
E-mail: info@tasto.dk
Telefon: +45 31 37 00 03

Vi har udpeget Dennis Bern som intern persondatakoordinator. Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du derfor kontakte Dennis Bern på dbe@tasfo.dk eller på telefon +45 31 15 91 05.

6. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer, retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

Denne privatlivspolitik er senest ændret den 04.09.2023.